наверх

Дата запрета редактирования документов в 1С:Бухгалтерии 8

19.07.2018

Как в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия" ред.3.0 настроить дату запрета изменения данных

Данный способ настройки даты запрета изменения данных можно использовать в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия" ред.3.0, как в локальной версии, установленной на компьютере пользователя, так и в облачной версии 1С:Бухгалтерии.

Довольно часто при реальной работе с учетной программой требуется установить запрет на запись новых документов задним числом, внесение изменений в существующие документы или исправлении каких-либо других данных ранее определенной даты. Такая возможность особенно актуальна, если в программе кроме бухгалтера работают другие пользователи, отчетность уже сдана и не допустимо, чтобы без ведома бухгалтера задним числом вносились какие-либо изменения в данные бухгалтерского учета закрытого периода.



Полезные статьи:




Мы рекомендуем обезопасить информационную базу от случайного или намеренного изменения данных обязательной установкой даты запрета после сдачи отчетности и закрытия отчетного периода.

Гибкие возможности настройки даты запрета редактирования

Чтобы никто из других пользователей, имеющих доступ к программе, по недомыслию, незнанию или случайно не мог изменить документы закрытых периодов в типовой конфигурации "1С Бухгалтерия предприятия" ред.3.0 предусмотрен гибкий механизм запрета изменения данных задним числом. который позволяет: 

  • Устанавливать Дата запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии 8 как сразу для всех пользователей, так и индивидуально для каждого из пользователей.
  • Если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций, то дату запрета редактирования можно установить как сразу для всех организаций, учет которых ведется в данной информационной базе, так и отдельно для каждой из организаций.
  • Даты запрета редактирования могут указываться явно (дата указывается в ручную) или относительными значениями, при этом дата запрета редактирования устанавливается автоматически в соответствии с указанным периодом:

    • конец прошлого года,
    • конец прошлого квартала,
    • конец прошлого месяца,
    • конец прошлой недели,
    • предыдущий день.


Примеры настройки

Теперь давайте рассмотрим возможности настройки даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии на конкретных примерах.

Пример 1 (Простой)

Исходные данные:

  • В программе работают несколько пользователей и ведется учет нескольких организаций.
  • Необходимо настроить общую дату запрета редактирования для всех организаций и для всех пользователей одной информационной базы. 

Первым делом необходимо включить саму возможность установки даты запрета изменений. Для этого в разделе "Администрирование" главного меню надо выбрать пункт "Настройка пользователей и прав". 

Дата запрета изменения данных в 1С:Бухгалтерии
  
В подразделе "Даты запрета изменения" установить флаг "Запрет изменения данных прошлых периодов".

Как настроить запрет редактирования документов предыдущего квартала в 1С:Бухгалтерии

После этого станет доступна гиперссылка "Настроить", а также  в разделе "Операции" > "Сервис" появиться пункт меню "Даты запрета изменения данных", нажав на которые мы переходим в окно настройки.

Как в 1С:Бухгалтерии настроить дату запрета изменения данных

В самом верху формы есть кнопки выбора варианта настройки Даты запрета изменения данных:

  • Не установлены
  • Для всех пользователей
  • По пользователям

В данном примере мы настраиваем общую дату для всех пользователей, поэтому выбираем "Для всех пользователей".

В поле "Дата запрета" можно дату вручную с клавиатуры или вызвать окно стандартного календаря и выбрать дату мышкой.

В подразделе "Другие способы указания даты запрета" в поле "Указывать дату запрета" оставляем значение "Общая дата".

Если вас устраивает вариант с ручным указанием абсолютного значения даты запрета, то настройка выполнена и дополнительно сохранять настройки не требуется.

Если же требуется настройка относительного значения даты, которая будет автоматически переноситься программой с учетом текущей даты, то необходимо нажать гиперссылку "Больше возможностей >>".

Где в 1С:Бухгалтерии установка запрета редактирования данных закрытого месяца

После этого в поле "Дата запрета" можно будет выбрать один из вариантов:

  • Конец прошлого года; 
  • Конец прошлого квартала; 
  • Конец прошлого месяца; 
  • Конец прошлой недели; 
  • Предыдущий день. 

Как установить запрет редактирования документов закрытого периода в 1С:Бухгалтерии

Кроме этого для относительных дат (кроме значения Предыдущий день) можно установить количество дней "отсрочки" до установки даты запрета, в течение которых изменение данных все еще будет разрешено. Для этого необходимо включить флаг "Разрешить изменение данных до даты запрета" и задать количество дней "отсрочки", в нашем примере - в течение 3 дней после окончания месяца пользователи еще смогут сохранять документы задним числом, перепроводить и вносить изменения в данные предыдущего месяца. После трех дней период будет закрыт автоматически.

Пример 2.

Исходные данные:

  • В программе работают несколько пользователей 
  • Одному из пользователей необходимо запретить вводить документы прошлым месяцем по истечению трех дней после его окончания.

Как и в первом примере сначала необходимо включить возможность установки даты запрета изменений: "Администрирование" > "Настройка пользователей и прав". Установить флаг "Даты запрета изменения". 

Как настраивать дату запрета изменения данных индивидуально для каждого пользователя 1С:Бухгалтерии

В подразделе "Другие способы указания даты запрета" в поле "Указывать дату запрета" оставляем значение "Общая дата".
Выбираем режим настройки даты запрета редактирования данных "По пользователям".
Над таблицей нажимаем кнопку "Подобрать".

Как в 1С:Бухгалтерии настроить запрет редактирования документов закрытого квартала

В открывшемся списке пользователей выбираем того, для кого будем настраивать дату запрета редактирования.

Настройка даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии индивидуально для каждого пользователя

Нажимаем на гиперссылку "Больше возможностей >>" и в поле "Дата запрета:" выбираем вариант "Конец прошлого месяца".

Порядок настройки даты запрета изменения данных в 1С:Бухгалтерии индивидуально для каждого пользователя

Ставим флаг "Вступает в действие с отсрочкой" и указываем необходимое количество дней "отсрочки" (в нашем примере - 3 дня). В результате данный пользователь сможет создавать и изменять документы с датой предыдущего месяца только в течение первых 3-х дней следующего месяца. После этого предыдущий месяц для данного пользователя будет закрыт автоматически. Аналогично можно настроить дату запрета для остальных пользователей также индивидуально или сразу всем вместе, используя элемент <Для всех пользователей> в списке настроек, которые будут использоваться для всех остальных пользователей, кроме тех, которые указаны в списке. 

Пример 3.

Исходные данные: 

  • в одной информационной базе ведется учет двух предприятий (ООО и ИП);
  • с программой работают несколько пользователей;
  • одному из пользователей необходимо полностью запретить вводить документы выписанные от ООО задним числом, а документы от ИП запретить выписывать с датой предыдущего квартала через 10 дней после его окончания (предположим, что это хороший менеджер отдела продаж, но который ранее уже был неаккуратен при работе с документами закрытых периодов).

Выбираем пользователя, для которого будет производится настройка, точно также как в предыдущем примере, а вот в подразделе "Другие способы указания даты запрета" в поле "Указывать дату запрета" выбираем значение "По разделам и объектам".

Как в 1С:Бухгалтерии настроить запрет редактирования документов закрытого периода только для одной организации

В окне настройки по списком пользователей появится еще одна таблица со списком разделов и объектов.

Как настраивается запрет на изменения данных закрытых периодов в 1С:Бухгалтерии отдельно для каждой организации

Выделяем раздел "Бухгалтерский учет" и нажимаем кнопку "Подобрать".

Как настраивать дату запрета изменения данных отдельно для каждой организации в 1С:Бухгалтерии

Откроется список организаций, учет которых ведется в данной информационной базе (в нашем примере ООО "Аналитик" и ИП Попов В.И.). Выбираем организацию, которую будем настраивать первой.

Как настраивать дату запрета редактирования данных отдельно для каждой организации в 1С:Бухгалтерии

Она будет добавлена в список объектов. В строке этой организации выделяем ячейку в колонке "Дата запрета" и нажимаем кнопку "Изменить".

Как в 1С:Бухгалтерии закрыть период только для одной фирмы

Тут можно указать дату вручную или нажав на "Больше возможностей >>" выбрать относительную дату.

Как в 1С:Бухгалтерии запретить  редактирование данных задним числом

Так как данному пользователю необходимо полностью запретить возможность выписывать или редактировать документы задним числом от имени ООО, то выбираем вариант "Предыдущий день".

В списке объектов снова нажимаем "Подобрать" и выбираем теперь ИП.
В строке ИП выделяем ячейку в колонке "Дата запрета" и нажимаем кнопку "Изменить".

Как в 1С:Бухгалтерии запретить изменение данных закрытого квартала

В поле "Дата запрета:" выбираем значение "Конец предыдущего квартала".
Ставим флаг "Вступает в действие с отсрочкой" и указываем необходимое количество дней "отсрочки" (в нашем примере - 10 дней). 

Установка даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии

В результате данный пользователь не сможет создавать и изменять документы от лица ООО предыдущей датой, а от лица ИП сможет работать с документами предыдущего квартала в течение 10 дней после его окончания.
Если в списке организаций есть еще другие ООО или ИП, то для них аналогично можно настроить дату запрета также индивидуально или сразу всем вместе, используя элемент <Общая дата для всех разделов> в списке настроек, который будет использоваться для всех остальных организаций, кроме тех, которые указаны в списке. 


Еще... 
    
  • Если дата запрета изменения данных установлена, то при попытке внести изменения в программу до даты запрета изменения выводится сообщение о невозможности изменения данных. 
    1С:Бухгалтерия не позволяет сохранить документ задним числом
  • Если в поле "Способ указания даты запрета" указано значение "По объектам", то становится доступным список, в который можно добавлять организации и настраивать для каждой из них свое значение даты запрета. В списке по умолчанию присутствует элемент <Общая дата для всех разделов>. Значение даты запрета для этого элемента будет использоваться для всех организаций по умолчанию, кроме тех, которые уже содержатся в списке; 
  • В случае использования варианта настройки "По пользователям" для каждого пользователя можно установить индивидуальные значения даты запрета. В списке настроек по умолчанию всегда присутствует элемент <Для всех пользователей>. Этот элемент нельзя удалить или изменить. Настройки даты запрета, выполненные для этого элемента, будут использоваться для всех пользователей, кроме тех, которые содержатся в списке. 
  • Если в закрытом периоде есть объекты, помеченные на удаление, то их удаление будет невозможно.  
  • По команде "Отчет" в окне настроек "Даты запрета изменения данных" доступны отчеты, которые позволяют увидеть все даты запрета, установленные для пользователей / групп пользователей (информационных баз) с учетом приоритетов.

Как видите типовая конфигурация "1С:Бухгалтерия предприятия" ред.3.0 предоставляет гибкие возможности настроить даты запрета изменений для разных организаций и пользователей и совсем не сложно сделать все настройки самостоятельно без помощи программистов и изменения типовой конфигурации.

Если все получилось, то лайкаем статью в соцсетях и делимся ссылкой на нее на ваших любимых форумах ))).

Компания "Онлайн", 2018
www.online-ufa.ru


Ключевые слова


Теги: дата запрета редактирования 1С, дата запрета изменений в 1С

Возврат к списку

Начать сотрудничать с нами легко

Получить консультацию у менеджера компании “Онлайн” можно по телефону +7 (347) 223-82-28. Звонок бесплатный.

Или воспользуйтесь формой обратной связи.

+7